株式会社ベネッセシニアサポート個人情報取扱指針

個人情報取扱指針

弊社は、個人情報保護法(以下、「法」という。)および主務大臣が定めるガイドライン等(以下、法と当該ガイドライン等を総称して「法等」という。)の規程、原則、趣旨に基づき、適切な個人情報の取扱いをすすめるべく、以下のとおり「個人情報取扱指針」(以下、「本指針」という。)を定める。

1 本指針における用語の定義

  1. 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別することができる情報(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいう。 なお、本指針における「個人情報」は弊社の顧客の情報を指し、弊社の雇用関係者のものはこれに含まれない。なお、顧客とは、弊社の現顧客、元顧客、潜在的な顧客を指し、サービスの直接的利用者のほか、その家族等を含む。
  2. 「保有個人データ」とは、「個人データ」のうち、法における個人情報取扱事業者たる弊社が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものをいう。ただし、以下のものを除く。
    (ア)その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるもの
    (イ)6ヶ月以内に消去する(更新するものは除く)こととなるもの
  3. 「行動履歴情報」とは、お客様がご利用されたサービスやご覧になったサイトの履歴、サイト内での操作履歴、IPアドレス、位置情報、端末固有の識別情報等、それを蓄積することによってお客様の興味・嗜好の分析に供することができる情報であって、特定の個人を識別するに至らないものを指します。

上記「個人データ」とは、「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。
また、上記「個人情報データベース等」とは、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合体、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙面で処理した個人情報を一定の規則(例えば、五十音順、生年月日順など)に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。

2 利用目的

  1. 利用目的
    • 顧客の個人情報の利用目的は以下のとおりとし、下記に該当しない目的にて利用する場合は、事前に本人の同意を得てこれを行う。〔ただし、個人情報を預かる時点でその利用目的が自明である場合を除く〕
    • 顧客への介護に関する情報やサービス提供
    • 顧客へのサービス等の提供に際して、家族等への状況の説明を行うこと
    • 各種の統計調査(例:利用者の平均年齢、平均要介護度等の算出)
    • 弊社の営む介護事業、健康増進事業およびそれらに付帯する事業に関する資料の送付等の案内
    • 顧客へのサービス等の提供のために行う他のサービス事業者等との連携
    • 行動履歴情報の分析に基づく顧客ニーズの推測
    • 顧客ニーズにあった情報、資料および広告の提供
  2. 利用目的の例外(本人の同意を得ずに個人情報を取り扱う場合)
    あらかじめ本人の同意を得ないで利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報の取り扱いを行わないものであるが、以下に掲げる場合については、本人の同意を得ずに行う場合がある。
    (ア)法令に基づく場合
    (イ)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    (ウ)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  3. その他取扱
    また、個人情報の利用に当たっては、以下取扱をあわせて行う。
    (ア)利用目的については、本指針を、事業所内に掲示あるいはその他必要な書類にその内容を記載する等の方法にて、顧客に公表するものとする。
    (イ)顧客は、弊社が示す利用目的の中で同意しがたいものがある場合には、その事項について、あらかじめ本人の明確な同意を得るよう弊社に求めることができる。
    (ウ)同意及び留保は、その後、顧客からの申出により、いつでも変更することが可能である。

3 第三者への提供

  1. 原則
    第三者への個人情報の提供は原則行わない。
  2. 例外
    ただし、以下の場合は、法等の規定に基づき、本人の同意を得ずに情報の提供を行う場合がある。
    • 弊社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を外部委託する場合(例:監査法人、ISO審査機関等の外部監査機関への情報提供など)
    • 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合
    • 個人データを特定の者との間で共同して利用するとして、あらかじめ本人に通知等をしている場合
  3. その他
    • 弊社内で情報提供が行われる場合は、本人の同意を得ずに情報の提供を行う場合がある。具体的事例は以下のとおりである。
    • 弊社内部における情報の交換
    • 弊社が開設する複数の相談室間における情報の交換
    • 弊社の職員を対象とした研修での利用
    • 弊社内で経営分析を行うための情報の交換

    このうち、内部の研修で相談記録等を利用する場合には、具体的な利用方法を含め、あらためて本人の同意を得るか、個人が特定されないよう匿名化することとする。

4 個人情報の適正な取得、個人データ内容の正確性の確保

  • 弊社は、偽りその他の不正の手段により個人情報を取得しない。
  • 必要な個人情報等については、真に必要な範囲について、本人から直接取得するほか、第三者提供について本人の同意を得た者(本人の黙示の同意が得られていると考えられる者を含む)から取得することを原則とする。ただし、本人以外の家族等から取得することが適切な介護サービスの提供上やむを得ない場合はこの限りでないこととする。
  • 弊社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努める。
  • 第三者提供により他の介護関係事業者等から個人情報を取得したとき、当該個人情報の内容に疑義が生じた場合には、記載内容の事実に関して本人又は情報の提供を行った者に確認をとることとする。

5 弊社が講ずる安全管理措置

  1. 安全管理措置
    弊社は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のため、組織的、人的、物理的、及び技術的安全管理措置を講じる。その際、本人の個人データが漏えい、滅失又はき損等をした場合に本人が被る権利利益の侵害の大きさを考慮し、事業の性質及び個人データの取扱い状況等に起因するリスクに応じ、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。なお、その際には、個人データを記録した媒体の性質に応じた安全管理措置を講ずる。
  2. 従業者の監督
    弊社は、上記(1)の安全管理措置を遵守させるよう、従業者に対し必要かつ適切な監督を行う。なお、「従業者」とは、関係資格者のみならず、弊社の指揮命令を受けて業務に従事する者すべてを含むものであり、また、雇用関係のある者のみならず、派遣労働者等も含むものである。

6 委託先の監督

安全管理措置

弊社は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、前項(1)に定める安全管理措置を遵守させるよう受託者に対し、必要かつ適切な監督を行う。「必要かつ適切な監督」には、委託契約において委託者である弊社が定める安全管理措置の内容を契約に盛り込み受託者の義務とするほか、業務が適切に行われていることを定期的に確認することなども含まれる。

7 本人からの求めによる保有個人データの開示

  1. 開示の原則
    弊社は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ)を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法等により、遅滞なく、当該保有個人データの開示を行う。
  2. 開示の例外
    開示することで、
    (ア)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
    (イ)弊社の業務の適正な実施に著しい支障をもたらす場合
    (ウ)他の法令に違反することとなる場合
    (例)
    • 本人の状況等について、家族や本人の関係者が弊社に情報提供を行っている場合に、これらの者の同意を得ずに本人自身に当該情報を提供することにより、本人と家族や本人の関係者との人間関係が悪化するなど、これらの者の利益を害するおそれがある場合
    • 状況や経過等について本人に対して十分な説明をしたとしても、本人に重大な心理的影響を与え、その後に悪影響を及ぼすと考えられる場合
  3. その他の事項
    法定代理人等、開示の求めを行い得る者から開示の求めがあった場合、原則として本人に対し保有個人データの開示を行う旨の説明を行った後、法定代理人等に対して開示を行うものとする。

8 訂正及び利用停止

  • 弊社は、本人から、保有個人データの訂正等、利用停止等、第三者への提供の停止等を求められた場合で、それらの求めが適正であると認められるときは、これらの措置を行なう。
  • ただし、利用停止等及び第三者への提供の停止等については、利用停止等に多額の費用を要する場合など当該措置を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合がある。
  • なお、以下の場合については、これらの措置を行わない場合がある。
    1. 訂正等の求めがあった場合であっても、(ア)利用目的から見て訂正等が必要でない場合、(イ)誤りである指摘が正しくない 場合、又は(ウ)訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
    2. 利用停止等、第三者への提供の停止等の求めがあった場合であっても、手続違反等の指摘が正しくない場合
  • 弊社は、上記の措置を行ったとき、又は行わない旨を決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。また本人に通知する場合には、ご本人に対してその理由を説明するよう努める。
  • 保有個人データの訂正等にあたっては、訂正した者、内容、日時等が分かるように行なう。
  • 保有個人データの字句などを不当に変える改ざんは行わない。

9 開示等の求めに応じる手数料

弊社は、保有個人データの開示を求められたときは、手数料を徴収することがある。その際には、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、手数料の額を定める。

10 相談窓口

弊社の取り扱う個人情報に関しての相談等の窓口を以下のとおり定める。

  1. 現在もしくは過去に弊社からのサービスの提供が行われたことのある顧客については、当該サービス提供を行った弊社事業所を窓口とする。
  2. 上記以外の場合は、以下を窓口とする。
    ベネッセシニアサポート 個人情報相談窓口
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    〒163-0905 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリスビル5階